Вакансия — Личный ассистент арт-дилера

Главная задача роли:

Освободить от операционной рутины, держать под контролем семью + офис + поездки + события, быть точкой сборки между всеми людьми вокруг

1. Календарь и приоритеты (ключевая зона)

• Ведение единого мастер-календаря:

• я

• дети (16 лет / 1,5 года)

• няня

• водитель

• ключевые офисные события

• Блокировка времени под: встречи с коллекционерами, поездки, выставки, открытия, личное восстановление
• Напоминания заранее, не в последний момент
• Подготовка дня: «Завтра: где я, где дети, кто с кем и во сколько»

2. Семья и дети

• Старший ребёнок (16 лет)

• Координация:

• школы / занятий / спорта

• врачей, психолога (при необходимости)

• Запись и сопровождение сложных разговоров: независимость, границы, режим

• Контроль документов (справки, поездки)

• Организация досуга, поездок, лагерей

• Покупка одежды, техники, подарков

• Младший ребёнок (1,5 года)

• Полная координация с няней: график, замены, задачи на день

• Запись к врачам, прививки, чекапы

• Заказ питания, подгузников, игрушек

• Travel-поддержка (если летите)

• Мама

• Записи к врачам, обследования

• Помощь с бытом и передвижением

• Напоминания и контроль графика

3. Няня, водитель, персонал

• Графики работы и замен

• Чёткие инструкции на день

• Координация с водителем: маршруты, ожидания, изменения

• Контроль оплат, переработок, отпусков

• Быть «буфером», чтобы ко мне не шли с мелочами

4. Дом и быт (центр Москвы)

• Закупки: продукты, детское, бытовое

• Организация клининга, химчистки

• Контроль сервиса квартиры

• Мелкие ремонты, мастера

• Подготовка дома к приёмам гостей (редко)

5. Офис (не дублируя помощницу)

Важно: ассистент не делает работу офис-помощницы, а:

• Координирует мне офис

• Подготовка ко встречам: где, с кем, цель

• Контроль тайминга

• Напоминание о follow-up’ах

• Организация поездок по работе (ярмарки, выставки)

6. Арт-жизнь и статус

• Календарь:

• выставок

• вернисажей

• ярмарок

• закрытых мероприятий

• Регистрация, VIP-приглашения

• Организация присутствия: образ, транспорт, тайминг

• Подготовка подарков коллекционерам, партнёрам

7. Путешествия

• Полная организация поездок: я, дети, няня (если летит)

• Документы, визы, страховки

• Детские опции

• Решение форс-мажоров

• Апгрейды, ожидания, трансферы

8. Покупки и стиль

• Одежда для меня и детей

• Заказ примерок

• Работа с байерами

• Возвраты

• Подготовка гардероба под события и поездки

9. Подарки и события

• Ведение календаря дат

• Идеи подарков (арт, книги, предметы)

• Упаковка, доставка

• Организация ужинов, дней рождений, приёмов

10. Документы и формальности

• Паспорта, визы, доверенности

• Медицинские документы

• Страховки

• Счета, регулярные платежи

• Контроль сроков

11. Коммуникация от моего имени

• Переписка (WhatsApp, email)

• Звонки и подтверждения

• Фильтрация входящего

• Напоминания другим людям

12. Проактивность (must-have)

Ассистент:

• Видит картину целиком

• Думает на 2–4 недели вперёд

• Предупреждает, а не реагирует

• Предлагает решения, а не вопросы

• Опыт работы личным ассистентом от 3 лет

• Опыт ведения сложных календарей и нескольких контуров одновременно

• Высокий уровень самоорганизации и ответственности

• Умение работать с конфиденциальной информацией

• Проактивная позиция: умение предлагать решения

• Гибкость, стрессоустойчивость, тактичность

• Навыки приоритизации и тайм-менеджмента

• Готовность быть на связи в нестандартное время

• Английский язык — будет преимуществом

• Опыт работы с HNWI / публичными персонами — плюс

• Полная занятость

• Удаленный формат работы

• Конкурентная заработная плата

• Прямое подчинение руководителю

• Высокий уровень доверия и автономности

• Долгосрочное сотрудничество