Мы — Сколтех. Международный технологический университет новой модели. Внедряем новые технологии, разработанные на основе глубоких исследований. Готовим высококлассных специалистов по самым актуальным направлениям. Создаём новые компании и рабочие места. В 2019 году Сколтех вошел в топ-100 лучших молодых вузов мира по версии Nature Index.
Обязанности:
Прием, учет и регистрация документов в информационных системах Института;
Подписание документов (бумажное и электронное);
Координация работы электронного документооборота;
Получение и отправка внешней и внутренней корреспонденции в Институте, распределение поступающих/отправляемых документов, организация передачи/доставки документов адресатам, оформление/ подготовка корреспонденции/грузов к отправке;
Взаимодействие с подрядчиками (внутренняя курьерская служба Института/Почта России/ курьерские компании) по отправке и получению корреспонденции/грузов, своевременная оплата услуг подрядчиков, сбор, подписание, передача на учет и хранение первичных документов, оформляющих указанные отношения;
Подготовка регулярных отчетов по количеству и стоимости почтовых/курьерских отправлений в Институте;
Учет и хранение документов в архиве/электронном архиве Института;
Прием и регистрация поступивших документов на хранение;
Систематизация и размещение дел;
Архивное хранение документов в операционном архиве Правового департамента, подготовка документов для сдачи в архив Института;
Подготовка проектов документов, включая подготовку и редактирование текстов, осуществление копирования, сканирования, сшивания и другую работу с документами;
Контроль за соблюдением установленного порядка оформления и работы с документами, контроль за исполнением поручений в Институте;
Организация процедуры делегирования прав согласования/обязанности выполнения задач/поручений в информационных системах Института;
Организация взаимодействия с консультантами, нотариусами, переводчиками и иными контрагентами.
Требования:
Опыт работы на аналогичных должностях от 3 лет;
Высшее образование;
Знание нормативных правовых актов, положений, инструкций, других руководящих материалов и документов по ведению делопроизводства и архивного дела;
Единые стандарты делопроизводства, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации;
Принципы организации архива;
Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
Принципы организации делопроизводства (бумажного и электронного);
Принципы работы с почтовой корреспонденцией;
Принципы организации работы с контрагентами;
Правила написания деловой корреспонденции;
Владение английским языком – не ниже Upper Intermediate.
Мы предлагаем:
Конкурентный уровень заработной платы;
Расширенная программа ДМС (большой выбор клиник, включая стоматологию);
Социальная поддержка (выплаты при рождении ребенка, консультации корпоративного психолога);
Возможность бронирования;
Современный кампус с собственной парковкой;
Гибкое начало рабочего дня (по согласованию с руководителем);
Предоставление других льгот и доступ к разнообразным партнерским программам в соответствии с внутренними правилами;
Хорошая Транспортная доступность (МЦД-1 до ИЦ Сколково, ходит транспорт от станций метро Славянский бульвар, Тропарево, Кутузовская, Молодежная и Солнечная).
Уважаемый соискатель, спасибо за интерес к вакансиям Сколтеха.
Мы обязательно рассмотрим ваше резюме и, если квалификация и пожелания соответствуют требованиям вакансии, свяжемся с вами, чтобы запросить дополнительную информацию.